Admin
:محمد ندیم قیصر (ملتان)
: تفصیلات
حکومت پنجاب نے سرکاری دفاتر ڈیجیٹلائزیشن کی طرف بڑا قدم اٹھاتے ہوئے صوبہ کےتمام سرکاری دفاتر کو ای فائلنگ سسٹم پر سو فیصد عملدرآمد کا حکم دیتے ہوئے رپورٹ بھی طلب کر لی اس سلسلے میں جنوبی پنجاب سیکرٹریٹ کو انتظامی شعبہ جات کے ذیلی دفاتر میں ای فائلنگ سسٹم نافذ کرنے کا ٹاسک سونپ دیا گیا ہے۔اس سلسلے میں ایڈیشنل سیکرٹری کوآرڈنیشن جنوبی پنجاب علی عاطف بٹر کی زیر صدارت ایک اجلاس منعقد ہوا جس میں جنوبی پنجاب سیکرٹریٹ کے محکموں کے تمام فوکل پرسنز نے شرکت کی۔انچارج ای فائلنگ سسٹم جنوبی پنجاب و سینئر پروگرام منیجر پنجاب انفارمیشن ٹیکنالوجی بورڈ عبداروف اور ایس اینڈ جی اے ڈی ساوتھ پنجاب کے فوکل پرسن و ایس او انجنئیر ارم عباس بھی اجلاس میں موجود تھے۔ایڈیشنل سیکرٹری کوآرڈینیشن علی عاطف بٹر نے اجلاس سے خطاب کرتے ہوئے ہدایت کی کہ جنوبی پنجاب کے تمام ایڈمنسٹریٹیو ڈیپارٹمنٹس اپنے ذیلی دفاتر میں ای فائلنگ سسٹم کے نفاذ کو یقینی بنائیں۔انہوں نے بتایا کہ ایڈیشنل چیف سیکرٹری فواد ہاشم ربانی نے سسٹم کے نفاذ کے لئے31 جون کی ڈیڈ لائن دی ہے۔حکومت کو تمام محکموں بارے سسٹم جنریٹڈ کمپلینس رپورٹ بھیجی جائےگی اور ای فائلنگ سسٹم نہ اپنانے والے محکموں کے ذمہ دار افسران کو جوابدہ بنایا جائے گا۔ علی عاطف بٹر نے بتایاکہ ای فائلنگ سسٹم کے نفاذ سےفائلوں کا فرسودہ نظام ختم ہوگا اور وقت کی بچت ہوگی۔ ان کا کہنا تھا کہ جنوبی پنجاب سیکرٹریٹ ای فائلنگ سٹم اپنانے والے صوبے کا پہلا ادارہ ہے۔ سینئر پروگرام منیجر پنجاب انفامیشن ٹیکنالوجی بورڈ عبدالروف نے ای فائلنگ سسٹم کے حوالے سے تفصیلی بریفنگ دی۔
ای فائلنگ سسٹم وقت اور وسائل کی بچت کا ذریعہ۔ تفصیلات جاری۔
ای فائلنگ سسٹم، جسے الیکٹرانک فائلنگ بھی کہا جاتا ہے، کاغذ پر دستاویزات کی بجائے الیکٹرانک طور پر عدالت یا سرکاری ایجنسی میں دستاویزات جمع کرانے کا ایک طریقہ ہے۔ یہ نظام عمل کو ہموار کرتا ہے، وقت اور وسائل کی بچت کرتا ہے، اور زیادہ موثر اور کاغذ کے بغیر ماحول کو فروغ دیتا ہے۔ یہ وضاحت بھی کی گئی ہے کہ الیکٹرانک جمع کرانا۔ای فائلنگ میں جسمانی دستاویزات کی فراہمی کے بجائے ایک محفوظ آن لائن پلیٹ فارم، جیسے کہ ویب سائٹ یا پورٹل کے ذریعے دستاویزات جمع کروانا شامل ہے۔ڈیجیٹل دستاویزات عام طور پر ڈیجیٹل فارمیٹس میں ہوتے ہیں جیسے ہی ڈی ایف۔ ورڈ یا دیگر ہم آہنگ فائل کی اقسام ہیں۔ای فائلنگ سسٹم حساس معلومات کی حفاظت اور جمع کروائی گئی دستاویزات کی سالمیت کو یقینی بنانے کے لیے حفاظتی اقدامات کے ساتھ ڈیزائن کیے گئے ہیں۔
ای فائلنگ سسٹم وقت اور لاگت کی بچت۔ کارکردگی میں اضافہ۔
ای فائلنگ دستاویزات کو فائل کرنے کے لیے جسمانی سفر کی ضرورت کو ختم کرتی ہے، جس سے فائلرز اور وصول کنندگان دونوں کے لیے وقت کی بچت ہوتی ہے۔لاگت میں بھی کمی آتی ہے سفری اخراجات میں کمی، کاغذ کے اخراجات، اور ذخیرہ کرنے کی جگہ لاگت کی بچت میں معاون ہے۔ ای فائلنگ سے دفاتر کی کارکردگی میں بھی اضافہ ہوتا ہے۔الیکٹرانک فائلنگ ورک فلو کو ہموار کرتی ہے، پروسیسنگ کا وقت کم کرتی ہے، اور دستاویز کے جائزے اور پروسیسنگ میں تیزی سے تبدیلی کی اجازت دیتی ہے۔ کاغذ کے بغیر ماحول کے مثبت اثرات سامنے آئے ہیں۔ای فائلنگ کاغذ کی کھپت کو کم کرکے ماحول دوست انداز کو فروغ دیتی ہے۔ ای فائلنگ پلیٹ فارم تک انٹرنیٹ کنکشن کے ساتھ فائلرز کی رسائی کو بہتر بنا کرکہیں سے بھی رسائی حاصل کی جا سکتی ہے، ای فائلنگ کو سیکورٹی کے لحاظ سے بھی مؤثر طریقہ کار قرار دیا گیا ہے۔محفوظ آن لائن پلیٹ فارمز فائلنگ کے عمل کے دوران حساس معلومات کی حفاظت میں مدد کرتے ہیں۔ ای فائلنگ سسٹم سنٹرلائزڈ ریکارڈ کیپنگ میں معاون ثابت ہوتا ہے ۔ای فائلنگ سسٹم اکثر مرکزی ریکارڈ رکھنے کی سہولت فراہم کرتے ہیں، جس سے جمع کرائی گئی دستاویزات کو ٹریک کرنا اور ان کا نظم کرنا آسان ہوجاتا ہے۔ ای فائلنگ اور آفس آٹومیشن سسٹم پاکستان میں پنجاب انفارمیشن ٹیکنالوجی بورڈ کی طرف سے تیار کیا گیا، ای فائلنگ سسٹم ایک کلاؤڈ پر مبنی نظام ہے جو دفتری ورک فلو کو خودکار بنانے اور سرکاری محکموں کے لیے کاغذ کے بغیر ماحول کو آسان بنانے کے لیے ڈیزائن کیا گیا ہے۔ ای فائلنگ کو مختلف سیاق و سباق میں استعمال کیا جاتا ہے، جن امور میں استعمال میں لایا جا رہا ہے۔بشمول کورٹ فائلنگ، ٹیکس گوشواروں، اور دیگر حکومتی گذارشات شامل ہیں۔
